Organizaçõa de eventos e comportamentos das pessoas…

Ao longo da minha vida, já participei em diferentes regiões e países em diversas organizações de eventos de carácter profissional e/ou voluntário.

Todas diferentes, algumas com denominadores comuns.

Quaisquer Organizações, sejam elas empresariais, cooperativas ou outras da economia social, desejam participação nos respetivos eventos.

Ao definirem um preço de entrada, já estão a definir um “modelo” do que pretendem.

Há toda uma panóplia vasta de aspetos organizativos, logística (com a especificidade do evento em causa), recursos humanos, técnicos, financeiros, segurança, etc… que qualquer evento necessita, os recursos adstritos ao evento devem ser proporcionais às expectativas das pessoas esperadas.

Se o evento comporta refeições essa pode ser uma hora crítica.

Muitas das organizações confrontam-se com problemas recorrentes que, certamente, têm vindo a melhorar, após anos e anos de experiência.

O Comportamento das massas (leiam-se pessoas), em aglomerados de centenas e/ou milhares de pessoas, pode ser complicado.

Algumas organizações, por melhor afinado que tenham o seu “Staff”, têm-se confrontado com esse problema.

Uns, por serem servidos primeiro, (alguém tem de o ser), ou as entradas que não chegaram a um setor da sala/espaço onde decorre o evento, podem ser, entre outros aspetos, logo potenciadores de mau ambiente entre os presentes.

Podem até ser do mesmo Clube Desportivo, da mesma Associação Recreativa ou outra, o comportamento das massas, em aglomerado, pode “descambar” em minutos, parece que a comida acaba… todos querem ser servidos ao mesmo tempo, alguns perdem a postura… qual conversa de Cidadania… quem chame à atenção de alguém pode ser um problema… alguns nem ouvem, outros não querem ouvir… parece que se atropelam

uns aos outros, empurrões, orientar por filas, mesmo com sinalização, pode não funcionar…

A escalada verbal ninguém a consegue conter, quiçá a melhor atitude como resposta seja “o silêncio”. Não por falta de argumentos, mas por ser o mais adequado ao momento.

O “Staff” pode não ser respeitado. Este pode estar assoberbado com outras tarefas…

Algumas organizações apostam e bem, na formação quer do “Staff”, quer dos seus “adeptos”.

A formação é imprescindível, não deve ser feita apenas a pensar no evento. Deve ser recorrente, pois há atualizações, novas orientações…

O “Staff” deve saber inspirar e expirar… respirar fundo, ajuda e muito. Passados os minutos críticos, tudo volta à normalidade, a arte é que nem a segurança seja preciso intervir, a bem de todos.

Cada Organização deve avaliar o respetivo evento, muitas fazem-no e extraem as respetivas conclusões do que correu bem, menos bem, mal e registar o que pode ser melhorado. Devem auscultar as suas filiais. A arte está em envolver todas as partes interessadas, afim de se potenciarem melhores sinergias.